La guía

Los 10 sistemas de una instaladora ordenada

El trabajo de una instaladora pasa por tres embudos: el parte tiene que llegar, la factura tiene que salir y el cobro tiene que entrar. En cada uno se escapa margen sin hacer ruido. Estos diez sistemas son las rutinas que lo evitan.

Cómo usar esta guía. No intentes montar los diez a la vez. Elige el que más te duele hoy, monta solo ese durante tres o cuatro semanas y mide si se cumple. Cuando funcione sin que nadie lo empuje, pasa al siguiente.

Qué es un sistema. Una rutina con cuatro respuestas: quién la hace, cuándo, en qué pantalla y qué número te dice si se está cumpliendo. Si le falta alguna de las cuatro, es una buena intención, no un sistema.

Las pantallas que se citan son las de InstaladoraPro, pero cada rutina se puede montar con otra herramienta o en papel.

Embudo de partes

El parte se cierra en obra

El técnico cierra el parte antes de salir de la obra: horas, material, fotos y la firma del cliente. Si se deja para la tarde, se deja para mañana, y lo que llega a la oficina el viernes ya no se acuerda nadie de cómo fue.

Quién: Técnico
Cuándo: Cada día, antes de irse
Dónde: Kiosko del técnico
Se mide: Partes de hoy cerrados el mismo día

El error típico: Un parte con veinte campos. Si no se puede rellenar de pie en dos minutos, no se cierra en obra.

Embudo de partes

La validación de las 13:00

Alguien de oficina revisa a diario los partes de la mañana: los da por buenos o los devuelve con una pregunta concreta. A una hora fija, para que el técnico sepa que, si falta algo, se lo van a pedir el mismo día.

Quién: Oficina
Cuándo: Cada día, a una hora fija
Dónde: Bandeja de partes
Se mide: Partes pendientes de validar

El error típico: Validar no es corregir. Si la oficina reescribe los partes, el técnico aprende que no hace falta hacerlos bien.

Embudo de facturación

Firma antes de facturar

Cada trabajo terminado se envía al cliente para que dé su conformidad por enlace. Con la firma, la factura sale sin discusión; sin ella, la factura espera y el cobro también.

Quién: Oficina
Cuándo: Al terminar cada OT
Dónde: Conformidad de trabajos
Se mide: Envíos pendientes de firma

El error típico: Pedir la firma semanas después y por email, cuando el cliente ya no se acuerda del trabajo. Se pide en la obra, con él delante.

Embudo de facturación

Ningún material sin su OT

Todo lo que sale del almacén o de la furgoneta va a una orden de trabajo. Lo que no se imputa no se factura, y lo que no se factura lo pagas tú.

Quién: Almacén y técnicos
Cuándo: En cada salida de material
Dónde: Kiosko de almacén
Se mide: Material imputado a cada OT

El error típico: Que imputar cueste más que no hacerlo. Con buscador y el material habitual de cada técnico a un toque, se hace.

Embudo de facturación

Pedido, recepción y obra

Cada pedido se hace desde la obra que lo necesita, se recibe contra el albarán y se queda asignado a esa obra. Así sabes qué ha costado cada trabajo y qué falta por llegar.

Quién: Oficina
Cuándo: En cada pedido a proveedor
Dónde: Pedidos
Se mide: Pedidos con retraso

El error típico: Recibir sin comprobar el albarán. Las diferencias aparecen después, cuando ya nadie sabe de dónde vienen.

Embudo de facturación

Inventario por zonas

En lugar de un inventario anual que nadie quiere hacer, se cuenta una zona cada mes, almacén y furgonetas incluidas. Las diferencias se regularizan y se explican.

Quién: Almacén
Cuándo: Una zona al mes
Dónde: Inventario
Se mide: Diferencias regularizadas

El error típico: Contar sin regularizar. Si las diferencias se quedan en un papel, el mes siguiente vuelven a aparecer.

Embudo de facturación

Cierre de mes con margen

Cada obra cerrada se mira con su margen real frente al presupuestado: mano de obra, material y desvíos. No para buscar culpables, sino para presupuestar mejor la siguiente.

Quién: Gerente
Cuándo: Primera semana del mes
Dónde: Rentabilidad
Se mide: Margen de cada proyecto

El error típico: Mirar solo las obras que salieron mal. Las que salieron bien también enseñan qué precio aguanta el mercado.

Embudo de cobro

Recordatorios de cobro programados

La app prepara el aviso antes del vencimiento, el recordatorio cuando vence y uno más insistente si sigue sin pagar. La oficina los revisa y los envía; nadie tiene que acordarse.

Quién: Oficina
Cuándo: Antes y después de cada vencimiento
Dónde: Recordatorios de cobro
Se mide: Facturas vencidas sin reclamar

El error típico: Reclamar solo cuando falta dinero en la cuenta. Para entonces ya llegas tarde.

Embudo de cobro

Tesorería al día

Cobros pendientes, pagos a proveedores y gastos fijos en una sola previsión. Así ves con semanas de margen cuándo vas a ir justo, y no el día que no puedes pagar las nóminas.

Quién: Gerente y oficina
Cuándo: Cada semana
Dónde: Tesorería
Se mide: Previsión de caja a 30, 60 y 90 días

El error típico: Mirar solo el saldo del banco. El saldo te dice dónde estás, no hacia dónde vas.

Los tres embudos

Reunión semanal con la Brújula

Media hora, siempre el mismo día, con los números de la semana en pantalla. Se decide qué se hace, quién lo hace y para cuándo, y la semana siguiente se revisa si se hizo.

Quién: Gerente y oficina
Cuándo: Cada lunes
Dónde: Brújula y Reuniones
Se mide: Acuerdos cerrados

El error típico: Convertirla en una charla. Sin acuerdos con responsable y fecha, la reunión no sirve.

¿Por cuál empiezo?

Si no lo tienes claro, haz el test de los tres embudos: en dos minutos te dice cuál está más abierto. Y si quieres verlos montados sobre una empresa como la tuya, te los enseño en una demo de 30 minutos.

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